TobeFlow – Assistência e Gestão de Pós-Venda
Acesso direto ao Histórico de Atividades Pré-Venda e Pós-Venda (suporte)
- Centralização de toda a informação dos seus stakeholders (Fornecedores, Terceiros, Clientes , etc);
- Associação automática de e-mails às respetivas entidades;
- Acesso a informação técnica específica de cada cliente;
- Arquivo documental (Contratos, Garantias, Fichas Técnicas , Etc );
- Planeamento de intervenções com avisos via email, pop-ups ou sms;
- Acesso a relatórios de gestão com informação sobre os processos pendentes;
- Registo e controlo das atividades de suporte e operações;
FAQ’s
Perde a noção do número de processos de intervenção pendentes?
GESTÃO DE PENDENTES
Com um número mínimo de cliques, consegue ter uma visão completa dos processos em aberto que aguardam por resolução ou análise. Com o recurso aos Estados e Subestados de cada Tipo de Processo poderá, com alguma celeridade, gerir todos os pendentes do seu departamento de operações, determinando a urgência de cada situação e calendarizando a respetiva intervenção.
Necessita de arquivar e proteger dados técnicos dos seus clientes, importantes para quem faz assistência técnica?
GESTÃO DE ATRIBUTOS TÉCNICOS
O ToBeFlow implementa o conceito de Atributos da Entidade: um conjunto Dinâmico de informações (neste caso técnicas), devidamente protegidas e acessíveis apenas a quem delas necessita. O objetivo é cadastrar dados do sistema do cliente, essenciais para que as suas equipas técnicas possam assegurar as intervenções programadas ou solicitadas.
Debate-se com a dificuldade em gerir de forma eficiente as suas avenças, limitadas em horas ou em Incidentes?
GESTÃO DE AVENÇAS
Registe o trabalho diário da equipa imputando-o corretamente às avenças que tem com os seus clientes.
Impute e controle o limite de Horas ou Incidentes que caracteriza cada avença.
Tem dificuldade em demonstrar aos seus clientes o tempo que, de facto, é investido na resolução dos seus problemas?
DEMONSTRATIVO DAS ATIVIDADES ASSOCIADAS A UMA AVENÇA
O ToBeFlow permite-lhe aceder a mapas detalhados das atividades realizadas, onde poderá comprovar todo o tempo investido numa Entidade ou assunto. Esta informação assume um papel preponderante quando se trata de abordar a viabilidade de uma Avença, ou mesmo demonstrar ao seu cliente o volume de intervenções realizadas.
Funcionalidades TobeFlow Pós-Venda
Controlo de qualidade no serviço prestado
Independentemente do Técnico, os assuntos têm um seguimento único.
O ToBeFlow permite-lhe pré-definir PLANOS DE AÇÃO modelo para cada Tipo de Processo.
Este plano assume-se com um conjunto de Tarefas, com respetivas Datas e Prazos e constitui a base que irá direcionar as ações do técnico que der seguimento ao processo. Poderá sempre ser ajustado a cada realidade.
Esta parametrização inicial garante uma uniformização de procedimentos.
Gestão das intervenções programadas
O planeamento de Intervenções é a única forma de garantir fluidez na resolução dos processos pendentes.
O ToBeFlow permite-lhe disciplinar a atividade das suas equipas, resultando numa gestão mais eficaz dos calendários técnicos.
Os objetivos são claros: baixar o tempo de resposta a problemas, determinar o grau de prioridade de cada solicitação, distribuir e acompanhar a carga de trabalho pelos elementos técnicos.
Otimize as suas deslocações
O ToBeFlow disponibiliza uma Agenda para cada colaborador. Já as Agendas de Recursos (Viaturas, Salas, etc…) são em número ilimitado.
O que mais precisa para otimizar as deslocações das suas equipas no terreno?
Este sistema de Agendas permite-lhe:
- Distinguir as várias marcações, por TIPO
- Determinar o grau de Privacidade de cada agenda
- Gerir a alocação de recursos
- Programar intervenções no local, otimizando as deslocações
- Visualizar os Feriados/dias de “não trabalho”
- Visualizar todas as Tarefas Planeadas, por sobreposição com a Agenda pessoal
- Controlar os Prazos de cada Tarefa, além da data de execução planeada
- Definir Lembretes de aviso de proximidade de uma marcação
Aceda a todos os Emails trocados no âmbito de uma Assistência
O acesso aos emails trocados com uma determinada Entidade é facilitado com o recurso ao ToBeFlow. Independentemente do colaborador ou do endereço de email utilizado, a mensagem é automaticamente copiada para a área de Emails da Entidade.
O seu cliente possui vários contactos, com diversos endereços de email? As mensagens são cadastradas, de igual forma!
Este sistema de classificação tem as seguintes características:
- Funciona de forma transparente para os utilizadores
- É executado de forma automática e calendarizada, privilegiando as horas de menor trabalho com a plataforma
- Permite excluir domínios e endereços deste processo, por forma a garantir confidencialidade
Gestão eficiente de Avenças
Decidir de forma assertiva a imputação de custos ao cliente?
Conhecer as Avenças disponíveis por cada Cliente, bem como os respetivos Saldos, caso estas possuam limites Global ou Mensal, de Horas ou Incidentes, é uma funcionalidade especialmente importante.
Os termos e condições de cada avença serão definidos caso a caso e determinarão o comportamento da plataforma.